ドタキャンの実況中継
明日から2週間の躰メンテナンスに入ります。そのため、仕事のドタキャンをしました。
仕事に穴を開けたくない。待っている人、準備している人、全てのクライアントの期待に応えたい。どんなにそう思っても、医師の勧告には勝てません。そのため、今週はドタキャンのフォローアップに追われました。そして、やっと今日になって入院の準備に入ります。
ドタキャンが決まって、これまでフォローアップしたことを書き留めておきます。何かあった時の参考になればと思います。あくまで個人的に行ったフォローアップです。ルールがあるわけではありません。
・セミナーのキャンセル
参加予定者にメールで事情を説明し、具体的なフォローアップを提案しました。提案内容は、セミナーの動画を作成してDVDで配布；他日セミナー日を設けて補講、Q&A、ワークショップを実施することとしました。先週末から今週にかけて、1日分のセミナー動画を作成し、DVDを作成し、各参加者に郵送しました。
セミナー動画を作成するために新たに購入したソフト2本、DVD-R、DVD用ケース、発送用クッション封筒。フォローアップの稼働日数4日間、作成DVD23枚。
・外国人模擬査察のサポート
医師から出張が禁止されたため、5日間の出張業務をキャンセルして、サポートの方法について連絡しました。確認事項、質問事項、問題点等あればメールで連絡をいただき、サポートすることを提案しました。今回のサポートは補足的なもので、報酬はいただかないことも報告しました。別途、私が担当する予定だった外人コンサルタントのケアについて、具体的なサポートを他の関係者にお願いしました。
・コンサルテーション
全2件。1件は、出張のキャンセルで空いた予定に変更していただき、面談コンサルティングを行いました。もう1件はメールで対応することとしました。現在、その回答を作成しています。
・報告および改善提案書
実施済みの模擬査察の報告書の作成の遅れを連絡しました。私の場合、クロースアウトミーティングの資料をスライドで作成し、その中に総合評価、良い点、改善点、個別の観察事項と口頭による改善提案をして模擬査察を終了します。その後。模擬査察の詳細な報告および改善提案書を作成します。提出期限は1ケ月以内と規定しています。しかし、目標納期は2週間にしており、ほぼその期日を守ってきました。
しかし、今回は上記フォローアップに追われて、目標納期どおりに提出できません。その旨を連絡し、お詫びいたしました。病院内で作成して提出することを約束しました（後は看護師さんと医師の指示の合間を縫って作成します）。
ドタキャンはクライアント様に大変な迷惑をかけます。その迷惑分以上のフォローアップは当然と心得ています。